Em dias corridos e cheios de atividades, a organização é fundamental para aproveitar bem o tempo e ficar tranquilo, tendo tudo sob controle. Para isso, algumas ferramentas podem ser muito úteis, como é o caso do checklist de atividades.
Seja para o trabalho, rotina pessoal ou estudos, ter a visão de tudo o que precisa ser feito ajuda muito na produtividade, pois impede que fiquemos perdidos com os afazeres.
Este artigo foi feito para dar dicas de como incluir o checklist no seu dia a dia e, assim, deixar a sua rotina muito mais organizada. Confira!
O que é um checklist de atividades?
Checklist é uma palavra em inglês que, como muitas outras, foi incorporada ao nosso idioma. Ela significa lista de verificação, ou lista de controle, e é muito utilizada nas mais diversas áreas da vida, sobretudo nas empresariais e industriais.
No entanto, essa ferramenta pode ser utilizada também para o controle das atividades da vida pessoal, bem como para fins acadêmicos.
O checklist é, basicamente, uma lista de afazeres, podendo ser mais simples ou, a depender do seu uso, conter datas, horários, descrição das atividades, pessoas envolvidas… Ela pode ser adaptada para diferentes realidades.
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Quais os benefícios de usar checklist no dia a dia?
Sabe quando você tem ciência de que há muita coisa para fazer no dia, mas não sabe como organizá-las para dar conta de tudo? Ou quando você faz diversas atividades e, no fim da noite, fica com a sensação de que há algo pendente? Algumas pessoas podem até ter dificuldades para dormir por ficarem ansiosas.
O checklist serve para evitar esses problemas. Colocando no papel tudo o que precisa, você pode ter controle do seu dia, analisar tudo o que deve ser feito e qual é a hierarquia de importância. E quando o dia terminar, você terá um panorama de tudo o que foi feito e o que ficou pendente, podendo se planejar para encaixar essas tarefas na lista do dia seguinte.
Muito bom, não é?
Tipos de checklist
Uma das coisas mais legais do checklist é que ele pode se adaptar ao seu jeito, ao nível de complexidade do seu trabalho, estudos e rotina de casa, além de ter diferentes formatos. Veja alguns deles:
Digital
Esse tipo de checklist é perfeito para quem está sempre conectado. Existem diversos aplicativos disponíveis para Android e IOS, com diferentes funcionalidades, inclusive compartilhamento.
Se você prefere construir as suas próprias ferramentas de trabalho, uma boa solução é utilizar o excel ou outro programa de computador para isso. As planilhas do google docs também servem a esse propósito e é possível compartilhar com sua equipe de trabalho, por exemplo.
Se trabalhar com o checklist digital é a sua escolha, aqui vai uma dica: Google Keep. Esse é um daqueles aplicativos de notas disponíveis em grande quantidade na Play Store, mas tem a opção de checklist no estilo checkbox também.
Você adiciona as atividades com muita facilidade e é só clicar no quadradinho correspondente ao finalizar cada uma delas. O app transporta a tarefa feita para baixo, para a área de atividades concluídas.
O diferencial do Keep é a possibilidade de compartilhamento com a equipe e a facilidade de acessar em diferentes dispositivos. Você usa no celular, na versão web do gmail e como extensão no navegador Google Chrome. Muito prático!
Em papel
Se você é dos que preferem escrever no papel, também são muitas as possibilidades, desde uma folha de sulfite até o planner. Entre um e outro, dê preferência ao planner, pois, além de ser mais organizado, você pode consultar depois o histórico de atividades realizadas.
Uma dica para o checklist de papel são as notinhas adesivas da linha Holic da Tris. O kit contém 6 blocos de notas voltadas para planejamento semanal, diário, prioridades, anotações, lista de compras e checklist. Elas vêm em uma capa protetora feita em PET texturizado para mantê-las conservadas. Você ainda pode escolher entre 4 temas diferentes: Tropical, Cosmos, Motivarte e Dreamy.
Como fazer um checklist?
Defina o formato do checklist
O primeiro passo para definir o formato do checklist é perceber como é o seu dia e se as suas atividades incluem outras pessoas. Depois, é preciso avaliar o que seria mais prático, se é uma pessoa mais ligada no digital ou se prefere anotar tudo com caneta e papel. Dessa forma, será possível decidir pelo que é mais adequado para você.
Faça listas simples
Principalmente para quem está começando agora a usar o checklist, é importante fazer algo simples e que seja rápido de anotar e verificar. Isso faz com que se torne mais fácil a criação do hábito de usar a ferramenta no dia a dia.
Comece pelas tarefas mais importantes
Se você não hierarquiza o conteúdo do seu checklist, deixando uma tarefa imprescindível para o final, pode ser que você fique sem tempo de realizar essa atividade no fim do dia. Então, a dica é começar pelas mais importantes, finalizando com aquelas que podem esperar mais para serem feitas.
Seja específico
Pense na praticidade e na possibilidade de ter um dia corrido. Se você for direto e claro na enumeração das atividades para aquele dia, fica muito mais fácil entender o que precisa ser feito e dar conta de tudo da forma mais correta. Essa dica vale principalmente para aqueles checklists que envolvem mais de uma pessoa.
Divida em categorias
À medida em que o uso do checklist for se tornando mais natural em sua vida, você pode adaptá-lo para algo mais complexo e organizado, compondo categorias, por exemplo.
Não se cobre tanto
Uma coisa comum de acontecer quando a gente começa a fazer um checklist é se empolgar e colocar mais atividade do que é possível dar conta em um dia. Nesse caso, entenda que é normal ficar algo de fora. Mas sempre há o dia seguinte, então, não se cobre tanto.
Defina pausas
Dando seguimento à dica anterior, cuidado para não colocar tantas atividades em seu checklist a ponto de não ter tempo para descansar. Você pode, inclusive, definir momentos de pausa na sua lista. O descanso trará de volta toda a energia necessária para continuar.
Dica: No canal Organiza Dafne você encontra um vídeo tutorial de como usar o checklist. Confira!
Como um checklist pode ajudar nos estudos?
Estudantes e concurseiros precisam lidar com muitas leituras, atividades, simulados e revisões todos os dias, para estar preparados para as provas. Na infinidade de materiais e conteúdos, é fácil se perder. O checklist pode ajudar a organizar a rotina de estudos, ao estabelecer cada assunto a ser lido e atividade a ser respondida naquele dia. À medida que forem feitas, o estudante vai riscando, tendo noção de como está o seu progresso.
Viu como o checklist é uma ferramenta de organização muito útil? O melhor de tudo é que ela é muito simples de usar e pode ser implementada facilmente a qualquer momento. Que tal começar agora? Seja digital ou de forma analógica, a sua rotina será muito mais produtiva.
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